作为外贸业务员，如何提高工作效率一直是一个很头疼的问题，因为手头工作内容多，事情又杂，所以提高工作效率是一件刻不容缓的事，那么要如何才能提高工作效率呢？

一、上班第一步查汇率

做外贸的人不能不知道汇率，所以上班先打开网页查看一下各国汇率情况，一般以中行或央行为参考。另外，还要看看国内的原材料的价格走向，因此，外贸大都是大批量生意，有一点波动都会给你带来很大影响，这个过程大概只需十分钟就可以。

二、了解我们的客户

1. 我们的客户是谁

2. 我们的客户想要什么

3. 客户的购买动机是什么

我们要搞清楚客户想要什么，这个东西能给他带来什么利益。客户想要某样的东西，他会有很强的购买欲望，因为这个东西能满足他的欲望，比如赚更多的钱，得到更高的生活品质和地位。

我们不要试图卖给客户他需要买的东西，如产品库存，生活用品，这些东西只有在客户库存到了警戒线他们才会进行购买，而且他们有固定的供应商，购买欲望一般不会很强，补货也是定期小批量补货。

那么我们如何进一步了解我们的客户呢？我们先问自己几个问题，就比较好把握了：

1. 我们的潜在客户通常会购买我们的同类产品或相关产品？我们可以通过客户的网站，宣传资料去了解。

2. 谁是可以决定采购行动的拍板人？谁是能对客户采购行动具有决定性影响的人？是老板？还是采购经理？项目负责人？或是秘书？ 找对了人，事情就会顺利很多。

3. 什么才是我们目标客户的采购行为的潜在动机？是产品外观？产品价格？产品质量？是产品的市场潜力，很快就会在当地流行？产品的新鲜性，当地正好有特殊需求用到我们的产品？这些都是可以和客户交流过程当中谈出来。

三、列工作计划表

做什么事都要养成好习惯，做到有计划，有条不紊的进行。外贸业务是一项连续性很强的工作，比较辛苦，要能熬能坚持。对于昨天没完成的工作，今天一定要完成。

然后开始计划今天的工作内容，其实最好是头一天就计划好今天做什么，这样不至于手忙脚乱，有些人工作根本没有计划性，想到什么做什么，没头没脑的忙得不可开交，最后客户却丢着好几个月没有跟进。

做任何事情时都要清楚自己在做什么，目的是什么，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情，然后你的工作就是围绕这个目标开展。

如果你的目标只是想保持安定的生活，工作给不了你什么快乐，即使接单也没有成就感，那么你的工作大部分内容可能也只是在维护老客户。想有好的结果，就得付出更多的努力，这句话对任何行业任何人都适用。

至于怎么去按排你的工作计划，先列个清单，把每天要做的事情用列出来，然后根据事情的性质分为四类：

1、重要不紧急。

如，开发新客户，跟进未成交客户，研究目标市场，和客户建立信任，制定销售计划和工作目标，改进与供应商的关系，锻炼身体，好好吃一顿午饭，适当休息等，当然这个可以按每个人的具体情况而定。

2、重要且紧急。

如，跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做PI，准备样品，完成工作计划，这些事可能比较难，但这是维持你现有业绩的事情，也是你的饭碗。

3、紧急不重要。

如，其他部门要求你配合的工作，领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”，实际上拖一拖，甚至不办，也无关大局，依照你的大局而定，把握好主次，平衡好时间，学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做，合理的分配你的精力。

4、既不紧急也不重要。

如，娱乐上网，闲聊，消遣，一个真正的职业人，做这些事大都是为了放松自己，以蓄备更多力量让自己更好的开始新的工作。

平时把主要时间和精力都集中于前两类事务，你的工作才真正有效率，具体使用的时间和精力都依你个人情况而定。

一般来说，一个成功业务员每天的时间是这么分配的：

1、每天花半个小时对一段时间未联系的客户问好。

2、每天花半个小时阅读yahoo等国外网站的英文新闻，多了解一点时事，对你了解国外市场有帮助，并且能锻炼阅读能力。

3、每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件，前文说了简洁表达清楚即可。

4、把更多的精力用来开发新客户，认真考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起良好信任。

5、每天花半小时的时间来研究了解目标市场，了解其市场销售价格、市场常见品牌、其他供应商和其分销商的情况、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最主要的最常用一两个B2B网站等等，当然你也可以用更多的时间。

四、写好外贸业务开发信，抓住客户的心

我们写外贸开发信不仅仅要告诉对方你是做什么的，更要把他们变成我们的客户。我们把开发信分两步来做。

第一步、要简短和单刀直入，让对方对你感兴趣，以致要进一步了解，和看你下面的邮件。我们可以用一个吸引眼球的标题：如 The secrect of how to reduce XXXX cost and improve profit.Victoria’s Secret of XXXXX products.

第二步、要在邮件正文用尽量简短的文字写完我们全部的推销信息。要让我们的开发信有足够的说服力，就必须有以下几个组成部分：1.对潜在客户说明他正遇到的问题。2.强调客户遇到问题的重要性，并且通过我们可以很好解决。3.向客户强调通过我们的方案，可以给客户带来什么好处。4.向客户说明我们的产品价格，相关费用，付款方式，贸易条件5.向客户提供无条件的保证，以免客户受损失。如：半年、一年包换，或提供维修配件，或者备用品等。开发信包含以上五点，对于客户的吸引力会强很多。